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L’accueil des stagiaires

Le Conseil général s’engage pour accueillir des stagiaires au sein de ses services.

Le Département de la Seine-Saint-Denis joue un rôle de promoteur en matière de recherche, de formation, d’intégration professionnelle et sociale, et s’attache à développer et à favoriser les conditions de réussite et d’intégration des personnes en formation (étudiants, élèves, personnes en requalification professionnelle) par l’accueil de stagiaires au sein de ses Services.

 Objectifs

L’accueil des stagiaires répond à plusieurs objectifs :

  • favoriser l’insertion professionnelle des personnes en formation ;
  • leur fournir un accompagnement pédagogique de qualité ;
  • leur faire découvrir les métiers et l’organisation d’une collectivité territoriale ;
  • leur permettre une première expérience en milieu professionnel ;
  • permettre à l’Administration départementale de bénéficier de regards renouvelés sur elle-même, et des avancées de la recherche.

C’est en fonction de ces orientations fondamentales que la présente Charte d’accueil fixe le cadre d’une procédure transparente et harmonisée de l’accueil des stagiaires au sein des différentes Directions du Département.

 Principes

Par cette Charte, le Département s’engage à :

  • Respecter et promouvoir l’obligation de non discrimination : aucune distinction ne doit être faite entre les stagiaires en raison de leur sexe, de leur origine ethnique, géographique ou sociale, de leurs opinions politiques, syndicales ou religieuses, de leur orientation sexuelle, de leur âge, de leur handicap ;
  • Garantir les principes de neutralité et de laïcité du service public ;
  • Accueillir les stagiaires dans le respect des droits fondamentaux de la personne humaine ;
  • Ne pas substituer un stage à un emploi.

La Charte d’accueil des stagiaires énonce et formalise, au sein des Services départementaux, les engagements et le rôle des participants à cette procédure :

  • Les Directions et Services d’accueil ;
  • Les correspondants formation et tuteurs de stages au sein des Directions et Services d’accueil ;
  • Le Pôle Personnel et Relations Sociales (PPRS) ;
  • Le référent administratif du PPRS ;
  • Les stagiaires ;
  • Les écoles.

Cette Charte s’applique à l’ensemble des stages conventionnés, obligatoires ou pas, scolaires et universitaires, et aux stages de formation professionnelle pour adultes, à l’exclusion des formations spécifiques à la fonction publique et des formations en Centres de Formation des Apprentis (CFA), pour lesquelles s’appliquent des dispositions législatives distinctes.
La présente Charte constitue le cadre de référence à partir duquel est construite la procédure d’accueil et les conditions d’indemnisation des stagiaires.

 Critères d’accueil et définition des rôles

La Direction d’Accueil

  • Autorise le déroulement du stage, après accord du Directeur ou du Chef de Service ;
  • Est garante, au sein de ses Services, des principes fondamentaux de la Charte ;
  • Définit précisément par écrit la mission proposée au stagiaire ;
  • Le Service d’accueil détermine, en lien avec le tuteur ou moniteur de stage, l’école et les stagiaires, les horaires du stage, dans la limite de 35 heures hebdomadaires maximum ;
  • S’assure de l’accord consensuel du stagiaire et du Service d’accueil sur la mission confiée ;
  • Est responsable de l’organisation matérielle de l’accueil du stagiaire en mettant à sa disposition un poste de travail ;
  • Délègue, à un tuteur ou moniteur de stage identifié et volontaire, l’intégration du stagiaire au sein du Service ou du Bureau, et le suivi de sa mission.


 Le Pôle Personnel et Relations Sociales

  • Contribue aux priorités d’actions du Département, notamment en privilégiant l’insertion des jeunes du territoire départemental et des personnes handicapées en reconversion professionnelle ;
  • Centralise les demandes ;
  • Donne aux demandeurs une explication claire et transparente du traitement de leur candidature ;
  • Procède, auprès des Directions, à un recensement annuel des capacités d’accueil ;
  • Oriente mensuellement les candidatures des stagiaires en fonction de ce recensement ;
  • Répond systématiquement aux demandes de stages par l’envoi d’un accusé de réception ;
  • Nomme un référent administratif qui est le garant de la procédure et assure le suivi administratif des stagiaires ;
  • Représente l’administration départementale en matière de délégation de signature pour toutes les conventions de stage fournies par les établissements scolaires ou les organismes de formation ;
  • Assure, par la signature de ces conventions, la sécurisation juridique des stages ;
  • Délivre les attestations de stage, après vérification de la présence effective du stagiaire auprès du Service d’accueil ;
  • Fournit aux stagiaires les autorisations d’accès aux restaurants du Département, à un tarif préférentiel, pour la durée de leur stage ;
  • Accomplit, le cas échéant, les formalités nécessaires pour leur accès à certains bâtiments administratifs ;
  • Intègre, éventuellement, les candidatures des stagiaires dans son vivier en vue du pourvoi d’un poste ;
  • Vérifie les critères relatifs à une possible indemnisation.


 Le Stagiaire

  • Envoie sa demande deux mois au moins avant la période de stage souhaitée ;
  • Après accord du service d’accueil, soumet les trois exemplaires de sa convention de stage, pour signature par le PPRS au moins 10 jours avant le début de son stage ;
  • Définit avec précision ses objectifs de stage, avec l’aide éventuelle de ses enseignants ;
  • S’engage à conduire à son terme la mission qu’il a acceptée ;
  • Respecte la confidentialité et l’obligation de réserve en vigueur dans les administrations.


 L’école

  • Fournit la convention de stage et, éventuellement, les avenants ultérieurs ;
  • Signe et renvoie la convention de stage au Pôle Personnel et Relations Sociales avant le début du stage : en cas de convention non - signée par toutes les parties avant le commencement du stage, la date de début du stage sera reportée ;
  • S’assure du suivi pédagogique du stagiaire sur le lieu de stage en lien avec le tuteur ou moniteur de stage ;
  • Garantit que le stagiaire est convenablement assuré pendant toute la durée du stage et pour toutes les activités liées au stage.

 L’indemnisation des stagiaires

En vertu du cadre actuel, fixé par la Direction générale des Services du Département, une indemnisation de stage pourra être accordée, selon les conditions suivantes :

  • À partir d’un stage de MASTER 1 à temps plein d’au moins deux mois consécutifs, ou au prorata du nombre d’heures effectuées, à partir d’une présence effective de 40 jours ;
  • Sur proposition d’un objet d’étude utile à la Collectivité, formalisée par la Direction d’accueil, sous forme de note à la Direction générale ;
  • Après validation obligatoire de cette proposition par la Direction générale ;
  • Avec production écrite du stagiaire, portant sur son champ d’investigation.


Au vu de ces éléments, le PPRS versera l’indemnisation sur les bases suivantes :

  • 12,5% du plafond horaire de la Sécurité Sociale (436,05€ en 2013) ;
  • L’indemnisation est accordée pour une durée maximale de six mois, non– reconductible (sauf dérogation exceptionnelle validée par la Direction générale) : elle couvre l’ensemble des frais engagés par le stagiaire (repas, transports, etc.…).
  • L’indemnisation est accordée uniquement si le stagiaire n’est pas rémunéré par ailleurs.


 Liste des contacts pour le suivi administratif des stages

Bureau Qualification et Ressources Emploi
Pour toute question concernant l’accueil des stagiaires au sein des services du Département de la Seine-Saint-Denis (aspects juridiques, gratifications etc…) :
Mathieu Valentin : 01 43 93 87 03
Adeline Bertrant : 01 43 93 89 17
Nadine Dermouche ou Gervaise Boucheron : 01 43 93 89 44
Courriel : recrutement@cg93.fr

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